Utilisation d’une carte carburant pendant un arrêt maladie [Règles & Sanctions]

La carte carburant est un avantage octroyé aux salariés par leur employeur, associée ou non à un véhicule de fonction. Elle permet de régler les achats de carburant utilisé dans le cadre du travail, mais qu’en est-il des périodes de suspension de contrat (congés, week-ends, arrêts,…) ? Quelles sont les règles qui encadrent l’utilisation d’une carte carburant pendant un arrêt maladie ?

Arrêt maladie, congés payés, week-ends : quelles sont les règles d’utilisation ?

L’arrêt maladie est une procédure effectuée par un médecin qui impose au salarié de cesser toute activité professionnelle pour des raisons de santé (physiques et/ou mentales) sur une période de temps définie et pouvant être prolongée.

Ce type d’arrêt de travail temporaire est considéré comme une suspension de contrat de travail, de même que les congés payés (même si ces deux situations sont différentes, notamment en termes de rémunération).

L’arrêt maladie, comme les congés, sont donc des périodes à part, où le salarié n’a ni les mêmes obligations, ni les mêmes droits. Quelles sont les règles d’utilisation d’une carte carburant pendant cette période d’arrêt maladie ?

Différence entre carte carburant et véhicule de fonction

Tout d’abord, il faut bien différencier la carte carburant du véhicule de fonction, car ces deux avantages ne sont pas sur le même plan. En effet, leurs conditions d’utilisation respectives ne sont pas les mêmes, notamment pour tout ce qui est considéré comme de l’utilisation à des fins personnelles.

Concernant les véhicules de fonction, il s’agit d’une “zone grise” : les règles ne sont pas toujours très claires, surtout lorsqu’elles ne sont pas explicites dans le contrat de travail. Dans le principe, l’utilisation du véhicule est liée à l’exécution de l’activité salariée : elle ne devrait pas être permise si le contrat est suspendu.

Dans les faits, le salarié peut utiliser sa voiture de fonction pour des déplacements personnels, y compris pendant un arrêt maladie, mais seulement si le véhicule est un avantage en nature. Dans ce cas précis, il est soumis à des cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, et vous avez le droit de l’utiliser à des fins personnelles.

À l’inverse, si le véhicule n’est qu’un “outil de travail”, alors son utilisation pendant un arrêt maladie peut être perçue comme un abus de confiance et entraîner des sanctions disciplinaires.

Utilisation d’une carte carburant à des fins personnelles : est-ce légal ?

La carte carburant octroyé par votre employeur est moins un outil de travail qu’un moyen de paiement. De fait, son utilisation est strictement encadrée par votre contrat de travail et par le règlement de votre entreprise.

Dans la très grande majorité des cas, la carte carburant est strictement et uniquement réservée à un usage professionnel. Concrètement, cela implique que vous ne pouvez l’utiliser que sur votre temps de travail, ce qui exclut les week-ends, les congés et les arrêts maladie.

Son utilisation à des fins personnelles est donc illégale et peut être considérée comme un abus des biens de la société et un abus de confiance.

Que dit le contrat de travail ?

Pour éviter les abus, les contestations et les incompréhensions, il vaut mieux que les règles soient clairement stipulées dans le contrat de travail, même par le biais d’une annexe ou d’un avenant.

Pour un salarié, les informations données dans le contrat de travail et dans le règlement intérieur de l’entreprise font foi. Notez que les règles peuvent varier d’un secteur d’activité à un autre et selon les conventions collectives locales.

Dans le doute, il vaut mieux se référer à ces documents officiels.

En somme, à moins que la carte carburant ne soit définie explicitement comme un avantage en nature dans votre contrat, son utilisation à des fins personnelles n’est pas autorisée et peut entraîner des sanctions.

Quelles sanctions en cas d’utilisation non autorisée ?

Une utilisation non autorisée de la carte carburant peut entraîner des sanctions de la part de l’employeur. Quelles peuvent être ces sanctions et dans quels cas peuvent-elles être appliquées ?

Dans quels cas l’employé peut-il être sanctionné ?

Un salarié peut être sanctionné s’il utilise sa carte carburant en dehors du cadre d’utilisation fixé par son entreprise, c’est-à-dire en dehors du cadre professionnel. Cela peut être :

• pour des dépenses personnelles (ravitaillement d’un véhicule personnel, ou pour un appareil domestique de type tondeuse à gazon),
• plus largement pour une utilisation à des fins personnelles, c’est-à-dire des trajets personnels (déplacements personnels, congés payés…).

L’utilisation de la carte carburant en période de congés ou d’arrêt maladie est donc passible de sanctions.

Notez qu’en cas de dépenses anormalement élevées sans justificatif (même dans le cadre du travail), le salarié peut également être sanctionné.

Quelles sont les sanctions possibles ?

Les sanctions possibles sont globalement disciplinaires (sous forme d’avertissements et blâmes, de mises à pied…). Elles sont le plus souvent appliquées de façon progressive (de la moins sévère à la plus lourde), selon la gravité de la faute, le degré de préjudice subi par l’entreprise et la répétition de la faute. Dans les cas les plus importants, le salarié peut être licencié pour faute grave.

En plus des sanctions disciplinaires (qu’elles soient légères, lourdes ou intermédiaires), l’employeur est en droit de réclamer à son employé la restitution (le remboursement) des frais indûment payés.

En revanche, les cas qui ont été portés en justice (ainsi qu’en cour d’appel ou en cour de cassation) ont montré qu’une retenue sur salaire n’était pas légale et jugée comme une sanction pécuniaire illicite.

En conclusion, quelques règles simples pour employé et employeur

Les abus d’utilisation de carte carburant en période d’arrêt maladie ou plus largement à des fins personnelles ne sont pas nécessairement malveillants. Ils peuvent advenir lorsque l’employé n’est tout simplement pas au fait de ce qui est permis et de ce qui ne l’est pas.

Pour éviter toute situation conflictuelle, voici quelques règles simple à suivre, pour l’employeur comme pour l’employé:

Nos conseils pour les employeurs :

• fixez un cadre d’utilisation avec des règles claires,
• les rendre facilement accessibles et consultables par tout salarié,
• ne pas hésiter à faire des rappels réguliers si besoin,
• paramétrez les cartes carburant des salariés si possible (horaires ou jours d’utilisation possibles, nombre de pleins/nombre de kilomètres, rattachement d’une carte à un véhicule en particulier…),
• en cas d’abus, commencez par ouvrir le dialogue avec le salarié pour trouver des solutions ou un accord.

Nos conseils pour les employés :

• vous informer dès réception de la carte carburant sur ce qui autorisé et ce qui ne l’est pas (conditions d’utilisation),
• ne pas hésiter à demander à votre direction si vous avez un doute quant à l’utilisation de la carte en période d’arrêt maladie, de ponts ou de vacances,
• respecter les limites fixées par le règlement pour éviter tout risque de sanction.

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