Carte carburant – Comparatif : guide complet des prix et avantages

La carte essence est aujourd’hui un moyen très répandu pour être utilisé comme un avantage en nature par les entreprises. Mais qu’est-ce que c’est exactement ? Est-ce avantageux pour moi ? Est-ce avantageux pour mes employés ?

Quel est le prix moyen d’une carte essence ?

Chaque fournisseur possède ses propres prix, modalités d’adhésion et de facturation. Cependant, toutes les cartes sont disponibles dans une formule d’abonnement et les prix varient très peu d’un approvisionneur à l’autre. 

En moyenne, il faut voir les choses comme ceci : 

• Entre 5 € et 15 € pour les frais d’ouverture

• La majorité des cartes carburant sont gratuites la première année d’utilisation
• À partir du 13ᵉ mois, le prix des abonnements tourne entre 2,50 et 5 € par carte et par mois.

A-t-on des avantages en plus du carburant ?

Quand vous recevez une carte carburant, il y a une multitude d’avantages en plus du simple fait de pouvoir acheter son carburant plus facilement.

Voici une liste des différents services qui sont généralement offerts : 

• Un service de nettoyage du véhicule
• Pour l’employeur, un service de suivi de la consommation du carburant de ses chauffeurs / employés
• Une application mobile de géolocalisation des stations-essence pour pouvoir planifier au mieux les trajets
• Des facturations simplifiées comprenant l’ensemble des cartes que vous possédez.

Comparatif des différentes cartes de carburant disponibles en France

Les critères intéressants pour bien choisir sa carte carburant sont les suivants :

1. Faites attention à la fourchette de prix du carburant pratiquée par votre enseigne. Il ne serait en effet pas optimal ni raisonnable que vos employés paient les prix les plus élevés du marché.
2. Le délai d’encaissement et de facturation. Dans le cas où vous êtes préoccupés par le coût que les dépenses en carburant vont représenter, optez pour un fournisseur prélevant le montant tous les quinze jours et qui vous propose également un logiciel de suivi. À l’inverse, vous pouvez vous tourner vers une facturation mensuelle ou bimensuelle.
3. Pour finir, considérez la zone géographique sur laquelle votre activité est déployée. Certaines marques seront restreintes au territoire belge, d’autre à la zone Benelux et d’autres encore sont ouvertes à toute l’Europe et d’autres encore pourront être utilisées à l’international.

De plus, prenez en compte les autres options telles que le dépannage gratuit 24h/24h, le paiement de péages, etc.

Comparer les différentes cartes : demande de devis gratuit

Carte carburant pour indépendants, PME, multinationales

Il est vrai que les besoins d’un indépendant et d’une petite entreprise ne sont pas les mêmes que ceux d’une multinationale. Dans le cas d’une petite entreprise, faites attention à évaluer correctement la zone géographique dans laquelle opère votre activité. Dans le cas où celle-ci est réduite, envisagez davantage une carte monomarque. En revanche, une multinationale à un nombre de collaborateurs largement plus élevé, un budget plus important et surtout un pouvoir de négociation supérieur. Dès lors, prenez en compte tous les éléments afin de prendre la meilleure décision.

De plus, évaluez le type de conducteur également. En effet, les besoins en termes de carburant ne seront pas les mêmes pour un conducteur de camion qu’un conducteur d’un véhicule automobile standard. L’employé conduisant une voiture pourra utiliser son véhicule pour ses déplacements personnels alors qu’un conducteur de camion n’ira pas faire ses courses avec celui-ci.

Carte carburant :  5 critères de base!

• Prix fixe ou variable : de manière mensuelle ou hebdomadaire, achetez votre carburant à un tarif fixe. Il sera le même dans toutes les stations, pays, régions dans lesquelles vous vous rendrez.
• Monomarque ou multimarque : prenez une carte utilisable chez un fournisseur unique ou plusieurs d’entre eux.
• Type de carburant
• Frais cachés: faites attention aux frais cachés. Il est possible que des frais de factures, frais supplémentaires, frais de gestion, etc. vous soient chargés. Ceci pour éviter les surprises en fin de moi.
• Administration : les fournisseurs proposent certains services accompagnant la carte carburant tels qu’une application de gestion en ligne et de géolocalisation des stations-essence, ou des outils de gestion. Optez pour l’offre qui vous convient le mieux au vu de l’ensemble de ces services supplémentaires.

L’intérêt de la concurrence entre fournisseurs de cartes essence

Le développement des distributeurs de cartes carburant permet une diversification des offres et donc une meilleure adaptation aux besoins des entreprises. Ainsi, une entreprise dont le personnel itinérant couvre tout le pays se tournera plus facilement vers les grands distributeurs. Au contraire, une entreprise régionale pourra profiter d’un plus petit fournisseur, concentré sur sa région.

Il en va de même pour les prix proposés. La disparité entre les différents fournisseurs peut parfois être très grande. Il est donc essentiel de comparer le prix de la carte carburant, les réductions offertes sur le prix des carburants en eux-mêmes mais également les autres services éventuellement associés comme les réparations, les péages, les cours d’éco-conduite ou encore les produits d’entretien.

Encore en pleine croissance, le marché risque de rencontrer de nouveaux concurrents et de nouvelles offres de plus en plus alléchantes pour les entreprises.

Différents types de carte carburant

Il existe différents type de carte carburant auxquels vous pouvez souscrire.

Carte multi-enseignes

Les cartes multi-marques (multi-enseignes) sont fortement utilisés. Elles viennent avec des avantages intéressants comme un réseau de stations-service important. En effet, vous pourrez effectuer un ravitaillement dans plus de 150 000 pompes à essence différentes dans toute l’Europe. Trouver une station devient alors beaucoup plus simple.

De plus, vous recevrez le meilleur service possible. Puisque les stations-essence sont en compétition l’une avec les autres, elles se doivent d’égaliser la qualité offerte ainsi que les services offerts pour garder leur place sur le marché. De part cette recherche d’offrir autant voir plus à ses clients, elles optimisent toujours plus leur offre. Vous ne serez pas déçus !

Il s’agit de pouvoir vous rendre n’importe où, vous fait gagner un temps fou. Plus besoin de chercher où est la station service la plus proche à laquelle vous êtes tenus de vous rendre. Aussi, fini de tomber en panne, la pompe la plus proche sera la vôtre.

Finalement, vous bénéficierez de prix bas constants renouvelés de manière hebdomadaire.

Carte hybride

Les cartes carburant hybrides vous permettent d’une part de faire un plein d’essence classique, mais également vous donne accès aux bornes électriques pour recharger vos véhicules (électriques).

Carte prépayée

Comme son nom l’indique, le principe d’une carte carburant prépayée est de mettre, à l’avance, un montant prédéfini sur la carte. Il s’agira en fait de la recharger une fois que le montant est épuisé.

De cette manière, en tant qu’employeur et chef d’entreprise, ça vous permet non seulement de garder le contrôle sur la consommation de carburant de vos collaborateurs et employés. Mais ça vous donne également plus de contrôle sur ce que représente ces coûts. En effet, ce coût qui peut s’avérer variable se voit être davantage fixe.

Enfin, à l’activation de la carte, vous devrez mettre un montant entre 15€ et 250€. Elle sera valable 1 an. Par ailleurs, elle est gratuite et sans frais au départ.

Carte Europe

Une carte Europe est simplement une carte qui vous autorise à faire vos pleins d’essence partout en Europe. Grâce à celle-ci, vous augmenterez la productivité de vos employés et faciliterez la gestion de cet aspect pour tous.

Le fonctionnement de la carte essence

Comme vous aurez pu le comprendre, la carte essence est un moyen de paiement mise à disposition des travailleurs d’une entreprise lorsqu’il s’agit de faire le plein. L’utilisateur de la carte possèdera un code PIN, tel une carte de banque classique.

Chacune des cartes carburant est assimilée à son véhicule ou à son détenteur. De la même manière, il faudra renseigner et programmer la carte pour un certain type de carburant. De plus, il est possible qu’au moment du paiement, l’on demande au travailleur de donner son numéro de plaque. Certaines cartes demanderont également de fournir le kilométrage du véhicule.

Certaines options permettront également d’interdire de payer avec la carte dans des intervalles de temps trop rapprochés ou bien effectués hors heures de travail ou encore d’une certaine zone géographique.

Avec toutes ces petites astuces, il ne sera pas possible pour vos employés de vous tromper. Elles sont facile à utilisés et profitables pour tous. L’employeur peut également récupérer rapidement et simplement la TVA étant donné qu’il n’y a plus besoin d’imprimer les tickets de paiement.

Comment commander des cartes carburant ?

Premièrement, pour commander votre carte carburant, il s’agit de s’adresser aux différentes grandes enseignes existantes. Il est important que vous sachiez exactement quels sont vos besoins lorsque vous les contacterez. Par exemple, sachez quel sont vos besoins en termes de zone géographique, mais aussi de délai de facturation, etc. C’est important car c’est grâce à ces informations-là que les fournisseurs seront capables de vous faire une offre répondant précisément à vos attentes.

Ensuite, ils vous demanderont certainement de renseigner quelques informations vous concernant et concernant votre entreprise. Voici une première liste des informations à donner qui pourra vous faire gagner du temps.

Les informations générales

• Nom de la société.
• Votre prénom et nom.
• Votre numéro de téléphone et adresse email.
• L’adresse postale de référence.
• Le numéro de SIREN de votre entreprise.
• Le nombre de cartes carburant souhaitées.
• Une estimation en litres de votre consommation mensuelle de carburant.

Les informations relatives à chaque véhicule

• La marque et le modèle.
• L’immatriculation.
• Le kilométrage de chaque voiture/camion
• Un code secret différent pour votre flotte que vous pourrez choisir. Autrement dit, avec la carte, vous recevrez un code PIN confidentiel qui vous permettra d’effectuer des achats de carburants ou autres.

Les informations de paiement

En ce qui concerne les informations de paiement, le fait de posséder une carte carburant vous donnera les renseignements suivants :

• Premièrement, le mode de paiement choisi, à savoir, soit un retrait automatique ou un paiement en station.
• Si vous le souhaitez, le relevé de vos données kilométriques peuvent apparaître sur vos factures.
• De la même manière, le type de carburant, la station à laquelle l’usager s’est arrêter, la quantité servie de carburant, etc. peuvent également vous être retranscrits sur vos factures.

Avantages de la carte carburant

Les premiers bénéficiaires de la carte essence sont les employés. Ainsi, leurs principaux avantages sont :

• Pratique et facile. Ils peuvent utiliser leur carte parfois dans plusieurs stations-essence.
• Les conducteurs ne doivent plus se soucier d’avancer l’argent pour leur carburant. Fini de rentrer des notes de frais ainsi que la gestion administrative qui les accompagne.
• De nombreux autres services accompagnent ces cartes tels que l’entretien et le nettoyage du véhicule.

Bien que l’usager de la carte carburant est l’employé, celle-ci bénéficie également à l’employeur. Ainsi l’employeur jouit des avantages suivants :

• La carte vous permet de réduire les coûts de votre entreprise. Pour des raisons de fidélité et de souscription, certaines réductions vous seront attribuées.
• Vous avez le total contrôle des dépenses de votre entreprise à ce niveau-là. Un plafond de dépenses, un nombre limité d’utilisation, une limite géographique sont, entre autres, un moyen efficace pour contrôler les consommations de carburant de vos employés.
• Dites au revoir à la gestion des notes de frais et des avances. Ce coté administratif est simplifié puisqu’avec les cartes carburants sont envoyés des rapports complets de consommation de votre parc automobile.
• Ce sont des cartes de même type que des cartes de banques classiques. L’utilisation des cartes est sécurisée par un code PIN et autre système anti-fraude.

Législation applicable

La carte carburant est régie par des lois sociales mais également des lois fiscales qui permettent à l’employeur et à l’employé de faire des économies.

Règles sociales

Les règles sociales qui gouvernent l’utilisation de la carte carburant sont applicables dans deux cas; quand un employé utilise son véhicule personnel ou quand il s’agit d’une voiture de société.

Véhicule personnel

Dans le cas où la carte carburant est attribuée à un travailleur pour son véhicule personnel, trois situations sont plausibles:

• Déplacements du domicile au lieu de travail

Là, on se trouve dans une situation similaire de type remboursement de notes de frais. La seule différence est que l’employé ne doit pas avancer l’argent; il paie directement avec la carte essence.

Dans ce cas, l’usage de la carte n’est pas assujetti au calcul des cotisations de sécurité sociale.

• Déplacements strictement privés

Ici, l’usage de la carte est soumis aux cotisations de sécurité sociale étant donné que l’employé l’utilise uniquement pour ses déplacements personnels.

• Déplacements strictement professionnels

La carte essence ne fait pas l’objet du calcul des cotisations de sécurité sociale.

Véhicule professionnel

Quand la carte carburant est octroyée pour une utilisation professionnelle uniquement et associée avec une voiture de société, deux situations sont possibles:

• Déplacements du domicile au lieu de travail et strictement privés

Dans ce cas, l’utilisation gratuite du véhicule et de la carte carburant ne sont pas assujetties aux cotisations de sécurité sociale. Une cotisation de solidarité devrait être payée par l’employeur.

• Déplacements professionnels

Ici, l’employeur ne doit pas payer la cotisation CO2 de solidarité.

Règles fiscales

Différentes lois fiscales sont applicables tant à l’employeur qu’à l’employé.

En tant qu’employé avec son propre véhicule…

Si un employé utilise une carte carburant pour son propre véhicule, alors il existe deux cas de figures potentiels:

• Carte carburant à des fins privées

La carte est considérée comme un avantage tout à fait imposable. On imposera donc la valeur réelle de ces frais de carburant.

• Carte carburant à des fins professionnelles

L’utilisation de la carte ne sera pas appréciée comme une figure imposable.

En tant qu’employé avec un véhicule de société…

Quand l’employé utilise une carte essence associée avec un véhicule professionnel, il y a deux concours d’actions sont possibles:

• Carte carburant à des fins privées

La carte carburant est alors déjà considérée dans le montant de l’avantage imposable de la voiture de société.

• Carte carburant à des fins professionnelles

La carte n’est pas considérée comme un avantage imposable pour le travailleur.

En tant qu’employeur…

Dans le chef de l’employeur, le régime fiscal est le même qu’il dispose d’une véhicule personnel ou de travail. Le type de déplacement en revanche importe.

• Carte carburant à des fins privées

Les frais de déplacement sont déductibles à l’égal d’une rémunération.

• Carte carburant à des fins professionnelles

Quand l’employé utilise la carte carburant à des fins professionnelles, les frais sont propres à l’employeur et sont déductibles comme des frais professionnels.